広報担当 秘書 田村 司
いつもご愛読頂き誠に有難うございます。
オレンジ法律事務所は埼玉県では知財,企業法務などに強みを持っています。それは,辻本弁護士が知的財産総合支援センタ-埼玉で弁護士として,専門相談に応じていることと,しかも大学時代はネットワーク,OS設計等のシステムプログラミングの研究から弁護士に転じた経歴と,はる総合法律事務所で特許権侵害訴訟などに携わった経験などで知財,企業法務の強みとなっております。
近年,若者はスマホやインターネットを使いこなしますが,ビジネスのツールのExcelをほとんど使いこなせないとのニュース記事を2~3年前に読みました。
Excelを使いこなすことはビジネスの効率化になります。(ちょっと格好付けすぎかな?)
そこで,前回のブログ・田村の解説「戸籍謄本収集の重要ポイント」の続編として,以下の図1をExcelの機能を使って簡単に確認にする方法を考えました。大量に処理する関係者にとっては,多少効率化が図れるのではないでしょうか。
図1(前回掲載)
この様な表をExcelの機能を使い,労力掛けず効率良く作成し,確認するための表として図2に続きます。
図2【入力欄】
入力するだけで簡単に見える化されたExcelの一覧表ができます。
どの部分(期間)の戸籍謄本の不足も瞬時に分かるようになります。
図3 【データ欄】
任意の場所にデータ欄を設けてこの様な表を作成して下さい。
このデータ欄から図2の当該部分にデータ表示できるようになります。紙面スペースの関係で「1から45」と記載してありますがその部分は「1から64」のデータで実際は作成願います。
今回は難しい関数は使いません。
【Excel表作成手順】
1,Excelを開いてください
2,図2【入力欄】のような簡単な表を「戸籍謄本連続確認チェックリスト」と表題を入れた上で作成してください。
3,図3【データ欄】のような簡単なデータ欄を作成して下さい。
4,上記2,3を作成した後に, 図2【データ欄】の謄本通番1の行の年号の下(図では「平成」と記載されています)にセルをおいてください。
5,セルをそのままで
⑴,カーソルを動かして,Excelの上部の「データ」欄を開く。
⑵,その「データ」欄の「データの入力規則(V)」の上の「アイコン」をクリックする。
⑶,そうすると「データの入力規則」に「条件の設定」の記載のあるダイアログボックスが表示されます。
その「条件の設定」欄の入力値の種類(A)「▼ 」をクリックして,その中から項目の「リスト」を選択する。
そうすると「元の値(S)」に 「長方形と四角形の」欄が表示されます。
その「四角形」の欄をクリックする。
「データの入力規則」のダイアログボックスがまた表示されます。
そのときに作成した図3【データ欄】の年号(明治,大正,昭和,平成,〇〇,空欄)をドラッグする。
そうすると 長方形の中に「=$□$〇$□$▽ 」と隣に「四角形」の欄がでます。
そ隣の「四角形」の欄をクリックする。データの入力規則の「元の値(S)」に入力されたダイアログボックスが表示されます。
そこでダイアログボックスの「OK」欄をクリックする。
⑷,以上の作業の結果として,先程,上記4のセルを置いたところにの右隣に「 ▽ 」が表示されます。この機能として,このセルの「▽」をクリックすると「明治,大正,昭和,平成,〇〇,空欄」の表示がでます。その中から該当する年号を選択してクリックすると,そのクリックした年号がセルに表示されます。なお図3【データ欄】には空欄も設けると使いやすくなります。
6,通番1の行の年号の項目は終わりましたので,次は,年にセルをおいて上記5から同様な作業を繰り返します。それが終わったら,今度はセルを月,という順序で,日,改製(編製)事由まで作業をすすめます。年号,年,月,日,に関しては図3【データ欄】から2回使用します。「改製(編製)事由」だけは入籍事由(左)と除籍事由(右)の2種類のデータがありますので,図2【入力欄】の「改製(編製)事由」(左,右,)にセルをおいて,データドラッグするときは別々になりますのでご注意ください。
通番2以降は通番1で完成したセルをコピーするだけで作成できます。
7,データを保護するための方法(ただし,入力画面は保護しない)
⑴,図2の入力画面のすべてをドラックして右クリックして,「セルの書式設定」のダイアログボックスの表示から「保護」をクリックしてロック解除(チェックを消すだけ)をする。
⑵,Excelの上部の「校閲」欄で「シートの保護」をクリックすると「解除」のときのパスワードが2回,要求されます。忘れない文字にしてください。これにより,入力欄以外の部分はすべてロックされます。
図4完成イメージ図です。
つたないExcelの知識ですが,これで少しでも事務効率化が図れ,生産性に寄与できましたら,それが私の喜びです。ご不便なところは,工夫して使いやすく改善してお使い頂ければ嬉しい限りです。
このExcelの機能は「他の表」作成でも活用できるものと思います。ご自分で工夫した独自の表をゲーム感覚(楽しみながら)で作成できるものと思っております。今度は関数を使った表などに挑戦して見て下さい。